Factura rectificativa por sustitución. Incluye ejemplos de varias casuísticas.

¿Qué es una factura rectificativa por sustitución?
La factura rectificativa por sustitución es un documento fiscal que se emite cuando una factura original
contiene errores o necesita ser modificada. Es diferente a la rectificativa por diferencias, que solo corrige ciertos importes o datos específicos. En este caso la factura rectificativa por sustitución reemplaza completamente a la factura incorrecta a la que hace referencia.

Detalles importantes

·       Sustituye por completo la factura original.

·       Incluirá el número de la factura a la que rectifica, fecha y motivo.

·       Es obligatoria en determinados supuestos para asegurar la validez fiscal.

·       Debe cumplir con las exigencias legales del Reglamento de Facturación.

¿Cuándo se emite una factura rectificativa por sustitución?

Debe emitirse cuando la original presenta errores relevantes o debe ser sustituida por completo. Algunos casos frecuentes son:

·       Datos incorrectos, como el NIF, razón social o dirección del cliente.

·       Errores en los importes facturados (base imponible, IVA o total).

·       Cambios en la operación comercial, como cancelaciones o modificaciones en los productos o servicios facturados.

·       Facturas emitidas por error.

 ¿Cómo debe emitirse una factura rectificativa por sustitución?

Emitir una factura rectificativa por sustitución exige cumplir ciertos requisitos para garantizar su validez legal y fiscal:

·       Indicar el número y la fecha de la factura original que se sustituye.

·       Debe especificar el motivo de la rectificación (por ejemplo, error en NIF, error en la base
imponible, etc.)

·       Usar una numeración y serie distinta a la de las facturas ordinarias.

·       Cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturación.

 Os mostramos varios ejemplos de como registrar una factura rectificativa por sustitución en Billtonic:

Supongamos que hemos emitido la factura F/1 con una base imponible de 1.000€, IVA al 21% (210 €) y un total de 1.210 €. La fecha de operación es el 02/05/2025 y la fecha de expedición, el 07/05/2025.

Ejemplo 1. Disminución de 200 € en la base imponible

Imagina que has emitido una factura con una base imponible de 1.000 €, aplicando un 21 % de IVA (210 €), lo que da un total de 1.210 €. Pero más tarde descubres que la base correcta debía ser 800 €. Es decir, has facturado 200 € de más.

 Para corregirlo usando una factura rectificativa por sustitución, en Billtonic se hace así:

1 – Creas la nueva factura rectificativa, por ejemplo, con número R/1, con los importes correctos:

Base imponible: 800 €

IVA (21 %): 168 €

Total: 968 € 

2 – Billtonic, al guardar la rectificativa, genera automáticamente una factura de abono (F/2) que anula por completo la original (F/1). Esta factura es idéntica a la original, pero con importes negativos:

Base imponible: -1.000 €

IVA: -210 €

Total: -1.210 €

 De esta forma, el sistema compensa automáticamente los importes y deja todo cuadrado en los libros.

 Resultado final en tu historial de facturación:

·       Factura F/1:   1.000 €  + 210 € IVA =  1.210 € (factura inicial)

·       Factura F/2: -1.000 €  – 210 € IVA = -1.210 € (factura de abono)

·       Factura R/1:      800 € + 168 € IVA =   968 € (factura rectificativa por sustitución)

 El saldo queda completamente ajustado y el envío a la AEAT cumple con el procedimiento oficial según el ejemplo publicado por la propia Agencia Tributaria.

Ejemplo 2. Aumento de 200 € en la base imponible

 Imagina que has emitido una factura con una base imponible de 800 €, aplicando un 21 % de IVA

(168 €), lo que da un total de 968 €. Pero más tarde descubres que la base correcta debía ser 1.000 €. Es decir, has facturado 200 € de menos.

 Para corregirlo usando una factura rectificativa por sustitución, en Billtonic se hace así:

1. Creas la nueva factura rectificativa, por ejemplo, con número R/1, con los importes correctos:

Base imponible: 1.000 €
IVA (21 %): 210 €
Total: 1.210 €

2. Billtonic, al guardar la rectificativa, genera automáticamente una factura de abono (F/2) que anula por completo la original (F/1). Esta factura es idéntica a la original, pero con importes negativos:

Base imponible: -800 €
IVA: -168 €
Total: -968 €

De esta forma, el sistema compensa automáticamente los importes y deja todo cuadrado en los libros.

Resultado final en tu historial de facturación:

• Factura F/1: 800 € + 168 € IVA = 968 € (factura inicial)
• Factura F/2: -800 € – 168 € IVA = -968 € (factura de abono)
• Factura R/1: 1.000 € + 210 € IVA = 1.210 € (factura rectificativa por sustitución)

El saldo queda completamente ajustado y el envío a la AEAT cumple con el procedimiento oficial
según el ejemplo publicado por la propia Agencia Tributaria.

Conclusión:

Emitir correctamente una factura rectificativa por sustitución es fundamental para cumplir con la normativa fiscal y evitar errores que puedan afectar tu contabilidad. En Billtonic, hemos integrado todos los requisitos del Reglamento de Facturación y el sistema VERIFACTU, para que puedas generar este tipo de facturas de forma automática, rápida y totalmente segura. Con nuestra solución, tu facturación estará siempre al día y alineada con las exigencias de la Agencia Tributaria.