¿Se puede implementar un sistema de Pre-Facturación, Facturas Proforma o Borrador antes de expedir y registrar una factura?
Según la Agencia Tributaria la introducción y edición temporal de datos, visualización previa, etc. de facturas no está prohibida ni por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación ni por el reglamento de obligaciones de facturación, si bien hasta no estar terminada la factura, esta no podrá ser expedida con su correspondiente código «QR» tributario. Por ello tanto los borradores de factura como las facturas proforma no llevan ningún código «QR» tributario.
La emisión de facturas – o facturas simplificadas– proforma o sin validez fiscal, está permitida siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura o factura simplificada oficial expedida y esta se entregue al cliente.
Cuando una factura sea definitivamente emitida (es decir, en general, cuando se haya incorporado a ella el QR y generado el correspondiente registro de facturación de alta, firmado o remitido a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria), ya no podrá ser considerada un borrador y su alteración, en los elementos informativos que integran el “registro de facturación de alta”, no estará permitida a menos que se realice por medio de nuevos registros de facturación, como indica el tercer párrafo del artículo 8.2.a) del reglamento aprobado por el RD 1007/2023.
A efectos informáticos, el sistema de generación de facturas pro-forma o sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al sistema de emisión de facturas formando una unidad. Conviene, a efectos de control interno, que se conserve registro de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.
Con respecto a la introducción y edición temporal de datos, así como la visualización previa de una factura no está prohibida por el Reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) ni por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (RD 1619/2012), pero no podrá ser expedida hasta que no esté finalizada con su código QR tributario, por eso los borradores y las facturas proforma no incluyen dicho código.
Para un adecuado control interno, es recomendable mantener un registro de las prefacturas o facturas proforma emitidas, facilitando así la gestión y garantizando una “pista de auditoría confiable” conforme a lo establecido en el artículo 8 del ROF (Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación).
No están en el ámbito del Real decreto 1007/2023 de sistemas informáticos de facturación RRSIF los albaranes, presupuestos, borradores, proformas o prefacturas, pero la ley General Tributaria , en su artículo 29.2.j, estableció la necesidad de que los sistemas informáticos que los produzcan deben respetar genéricamente los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
