Factura rectificativa por sustitución. Incluye ejemplos de varias casuísticas.

¿Qué es una factura rectificativa por sustitución?

La factura rectificativa por sustitución es un documento fiscal que se emite cuando una factura original contiene errores o necesita ser modificada. Es diferente a la rectificativa por diferencias, que solo corrige ciertos importes o datos específicos. En este caso la factura rectificativa por sustitución reemplaza completamente a la factura incorrecta a la que hace referencia.

 Detalles importantes

• Sustituye por completo la factura original.
• Incluirá el número de la factura a la que rectifica, fecha y motivo.
• Es obligatoria en determinados supuestos para asegurar la validez fiscal.
• Debe cumplir con las exigencias legales del Reglamento de Facturación.

 ¿Cuándo se emite una factura rectificativa por sustitución?

Debe emitirse cuando la original presenta errores relevantes o debe ser sustituida por completo. Algunos casos frecuentes son:

• Datos incorrectos, como el NIF, razón social o dirección del cliente.
• Errores en los importes facturados (base imponible, IVA o total).
• Cambios en la operación comercial, como cancelaciones o modificaciones en los productos o servicios facturados.
• Facturas emitidas por error.

 ¿Cómo debe emitirse una factura rectificativa por sustitución?

Emitir una factura rectificativa por sustitución exige cumplir ciertos requisitos para garantizar su validez legal y fiscal:

• Indicar el número y la fecha de la factura original que se sustituye.
• Debe especificar el motivo de la rectificación (por ejemplo, error en NIF, error en la base imponible, etc.)
• Usar una numeración y serie distinta a la de las facturas ordinarias.
• Cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturación.

Os mostramos varios ejemplos de como registrar una factura rectificativa por sustitución :

Supongamos que hemos emitido la factura F/1 con una base imponible de 1.000 €, IVA al 21% (210 €) y un total de 1.210 €. La fecha de operación es el 02/05/2025 y la fecha de expedición, el 07/05/2025.

Ejemplo 1. Disminución de 200 € en la base imponible.

 Si necesitamos rectificar esta factura reduciendo la base imponible en 200 € mediante una factura rectificativa por sustitución, debemos emitir la rectificativa, por ejemplo con número RS/1, que reflejará una base imponible de 800 €, con un 21% de IVA (168 €), lo que da un total de 968 €.

Esta factura rectificativa sustituye completamente a la original (F/1), que ya no deberá computarse en los distintos informes del SIF (Sistema informático de facturación).
En los libros de facturas emitidas, solo figurará la factura rectificativa RS/1, con los importes corregidos: base imponible de 800 € y cuota de IVA de 168 €.

Ejemplo 2. Aumento de 200 € en la base imponible.

 Si necesitamos rectificar esta factura aumentando la base imponible en 200 € mediante una factura rectificativa por sustitución, debemos emitir la rectificativa, por ejemplo con número RS/2, que reflejará una base imponible de 1.200 €, con un 21% de IVA (252 €), lo que da un total de 1.452 €.

Esta factura rectificativa sustituye completamente a la original (F/1), que ya no deberá computarse en los distintos informes del SIF.
En los libros de facturas emitidas, solo figurará la factura rectificativa RS/2, con los importes actualizados: base imponible de 1.200 € y cuota de IVA de 252 €.

Ejemplo 3. Rectificación de una factura rectificativa previa: aumento de base imponible.

 Si necesitamos rectificar una factura rectificativa previa que reflejaba una base imponible de -1.000 € y una cuota de IVA de -210 €, porque en realidad debía haberse emitido por un importe de -800 € de base imponible y -168 € de IVA, debemos emitir una nueva factura rectificativa por sustitución, por ejemplo con número RS/3, que reflejará una base imponible de -800 €, con un 21% de IVA (-168 €), lo que da un total de -968 €.

Esta nueva factura rectificativa, con nº RS/3, sustituye completamente a la anterior rectificativa RS/1, que ya no deberá computarse en los distintos informes del SIF.
En los libros de facturas emitidas, solo figurará la factura rectificativa RS/3, con los importes corregidos: base imponible de -800 € y cuota de IVA de -168 €.

Ejemplo 4. Rectificación de una factura rectificativa previa: disminución de base imponible.

Si necesitamos rectificar una factura rectificativa previa que reflejaba una base imponible de -1.000 € y una cuota de IVA de -210 €, porque en realidad debía haberse emitido por un importe de -1.200 € de base imponible y -252 € de IVA, debemos emitir una nueva factura rectificativa por sustitución, por ejemplo con número RS/4, que reflejará una base imponible de -1.200 €, con un 21% de IVA (-252 €), lo que da un total de -1.452 €.

Esta nueva factura rectificativa, con nº RS/4, sustituye completamente a la anterior rectificativa RS/2, que ya no deberá computarse en los distintos informes del SIF.
En los libros de facturas emitidas, solo figurará la factura rectificativa RS/4, con los importes corregidos: base imponible de -1.200 € y cuota de IVA de -252 €.

Ejemplo 5. Rectificación de una factura rectificativa previa con importe negativo: aumento de base imponible hasta importe positivo.

 Si necesitamos rectificar una factura rectificativa previa que reflejaba una base imponible de -1.000 € y una cuota de IVA de -210 €, porque en realidad debía haberse emitido por un importe de 500 € de base imponible y 105 € de IVA, debemos emitir una nueva factura rectificativa por sustitución, por ejemplo con número RS/5, que reflejará una base imponible de 500 €, con un 21% de IVA (105 €), lo que da un total de 605 €.

Esta nueva factura rectificativa, con nº RS/5, sustituye completamente a la anterior rectificativa RS/3, que ya no deberá computarse en los distintos informes del SIF.
En los libros de facturas emitidas, solo figurará la factura rectificativa RS/5, con los importes corregidos: base imponible de 500 € y cuota de IVA de 105 €.

Ejemplo 6. Rectificación de una factura rectificativa previa: disminución parcial de base imponible negativa.

 Si necesitamos rectificar una factura rectificativa previa que reflejaba una base imponible de -1.000 € y una cuota de IVA de -210 €, porque en realidad debía haberse emitido por un importe de -900 € de base imponible y -189 € de IVA, debemos emitir una nueva factura rectificativa por sustitución, por ejemplo con número RS/6, que reflejará una base imponible de -900 €, con un 21% de IVA (-189 €), lo que da un total de -1.089 €.

Esta nueva factura rectificativa, con nº RS/6, sustituye completamente a la anterior rectificativa RS/5, que ya no deberá computarse en los distintos informes del SIF.
En los libros de facturas emitidas, solo figurará la factura rectificativa RS/6, con los importes corregidos: base imponible de -900 € y cuota de IVA de -189 €.

Conclusión:

Emitir correctamente una factura rectificativa por sustitución es fundamental para cumplir con la normativa fiscal y evitar errores que puedan afectar tu contabilidad. En Billtonic, hemos integrado todos los requisitos del Reglamento de Facturación y el sistema VERIFACTU, para que puedas generar este tipo de facturas de forma automática, rápida y totalmente segura. Con nuestra solución, tu facturación estará siempre al día y alineada con las exigencias de la Agencia Tributaria.